Panduan Penggunaan Sistem E-NURSLAB

1. Alur Sistem

Gambaran singkat tugas tiap role di dalam sistem.

2. Login & Role

1. Buka halaman Login, masukkan Username / NIM dan Password.
2. Sistem mengarahkan sesuai role: staf dan dosen ke Panel Admin, mahasiswa ke Portal Mahasiswa.
3. Mahasiswa & Dosen wajib melengkapi email pribadi (mis. Gmail, bukan email kampus) dan nomor WhatsApp di menu Profil sebelum bisa meminjam atau booking. Email dipakai untuk notifikasi status, nomor WhatsApp dicantumkan pada surat peminjaman. Selama salah satunya kosong, tombol pengajuan digantikan tombol Lengkapi Kontak Dulu.
4. Menu di sidebar menyesuaikan role; halaman yang bukan hak Anda tetap ditolak walau alamatnya diketik langsung.
5. Menu Profil berisi nama, NIM/NIP, email, No. WhatsApp, dan ganti kata sandi.
6. Admin mengelola akun di Manajemen User: menetapkan satu atau beberapa role, mengisi email & No. WhatsApp, serta mengimpor akun massal dari Excel (kolom: Nama Lengkap, Nomor Induk, Email, No. WhatsApp, Username, Password, Level — email & No. WhatsApp boleh dikosongkan, Level boleh lebih dari satu dipisah koma).

Akun dengan lebih dari satu role

• Satu akun bisa diberi beberapa role sekaligus, mis. Dosen + Laboran atau Mahasiswa + Laboran (diatur Admin di Manajemen User).
• Setelah login, muncul halaman "Masuk sebagai" untuk memilih role yang dipakai saat itu.
• Hak akses mengikuti role yang sedang aktif saja, bukan gabungan semuanya. Contoh: saat aktif sebagai Mahasiswa, menu pengelolaan tidak muncul walau akun itu juga Laboran.
• Ganti role kapan saja tanpa logout lewat menu Ganti Role pada dropdown nama di pojok kanan atas.
• Membuka halaman milik role lain akan diarahkan ke pemilih role, bukan ditolak mentah — tinggal pilih role yang sesuai.

Login Biometrik (sidik jari / Face ID / Windows Hello)

• Alternatif login tanpa mengetik password, memakai sensor sidik jari/Face ID yang sudah ada di perangkat. Bersifat opsional — login dengan Username/NIM + Password tetap selalu bisa dipakai.
• Daftarkan perangkat: buka menu Profil → kartu Login Biometrik → tombol Daftarkan → ikuti scan sidik jari/Face ID dari browser/perangkat.
• Setelah login dengan Username/NIM + Password, sistem akan menawarkan pendaftaran otomatis sekali (kalau akun itu belum punya perangkat terdaftar) lewat sebuah kotak dialog di halaman pertama.
• Login berikutnya: di halaman Login, tombol Masuk dengan Biometrik bisa langsung diklik tanpa mengetik apa pun — perangkat akan menawarkan pilihan akun yang tersimpan.
• Satu akun bisa mendaftarkan lebih dari satu perangkat (mis. laptop kantor dan HP pribadi); tiap perangkat didaftar & dihapus terpisah dari menu Profil.
• Menghapus perangkat dari menu Profil hanya menghapusnya di sisi sistem — sidik jari/Face ID itu sendiri tetap tersimpan di perangkatnya (batasan standar keamanan WebAuthn), jadi kalau mau bersih total perlu dihapus juga manual lewat pengaturan perangkat.
• Hanya berfungsi lewat HTTPS (situs resmi E-NURSLAB sudah HTTPS) dan browser modern yang mendukung WebAuthn/Passkey.

3. Dashboard

Halaman pertama setelah login di Panel Admin.

• Kartu ringkasan: total alat, total bahan, stok kritis (di bawah 5), dan peminjaman aktif.
• Statistik peminjaman: daftar alat/bahan yang pernah dipinjam beserta frekuensinya, bisa dilihat sebagai Diagram Batang atau Tabel — pilihan tampilan tersimpan per akun.
• Filter tanggal (Dari–Sampai) untuk statistik tersebut; bawaannya 30 hari terakhir.
• Frekuensi dihitung per pengajuan peminjaman; pengajuan yang ditolak tidak dihitung.

4. Data Alat & Bahan

Menu Master Data → Data Alat, Data Bahan, dan Data Lab (khusus pengelola).

• Tambah / Edit / Hapus item lewat tombol dan form modal.
• Kolom Lab: tiap item terhubung ke satu laboratorium, bisa difilter per lab dan dicari (nama, kode, lokasi, merek).
• Data Lab: daftar laboratorium beserta Kepala Lab-nya. Penetapan inilah yang menentukan siapa yang berhak menyetujui peminjaman di lab tersebut.
• Import Excel untuk alat, bahan, dan akun pengguna — templatnya bisa diunduh dari halaman terkait.
• Export Excel data inventaris menyertakan kolom Laboratorium, dan datanya diurutkan per lab.
• Bahan yang mendekati atau melewati tanggal kadaluarsa ditandai di daftar dan di file Excel.

5. Label QR & SOP Alat

Menu Label QR — hanya Admin dan Laboran.

• Tiap alat/bahan punya QR sendiri. Saat dipindai, QR membuka halaman info publik berisi nama, lab, lokasi, stok, kadaluarsa, dan SOP penggunaan.
• Edit SOP per item lewat tombol pensil: satu poin per baris. Dikosongkan berarti memakai SOP bawaan.
• SOP bawaan menyesuaikan jenis: alat (bersihkan, pakai sesuai instruksi, laporkan kerusakan, kembalikan) dan bahan (ambil secukupnya, cek kadaluarsa & kemasan, sisa dikembalikan).
• Cetak Label menghasilkan lembar stiker QR sesuai filter pencarian/lab yang sedang aktif.
• Dari halaman hasil pindai, mahasiswa dan dosen bisa langsung menekan tombol pinjam.

6. Peminjaman Alat & Bahan

Diajukan oleh Mahasiswa (Portal Mahasiswa) atau Dosen (Panel Admin → Peminjaman).

Cara mengajukan

1. Klik Ajukan Peminjaman, isi laboratorium, mata kuliah, dosen pengampu (keduanya wajib), tanggal, jam mulai dan selesai. Mata kuliah dipilih dari daftar kurikulum D3 Keperawatan yang dikelompokkan per semester.
2. Pilih alat/bahan beserta jumlahnya. Daftar item menampilkan nama lab asal dan stok; pencarian juga bisa memakai nama lab.
3. Kirim pengajuan, lalu tanda tangani surat lewat tombol TTD. Pengajuan baru diteruskan ke Kepala Lab setelah ditandatangani.

Rantai tanda tangan

1. Peminjam — menandatangani pengajuannya sendiri.
2. Kepala Lab — menyetujui atau menolak. Saat disetujui, stok langsung dipotong dan alat/bahan boleh diambil.
3. Dosen Pengampu — menandatangani setelah praktikum selesai. Setelah ini peminjaman masuk antrean pengembalian.
4. Laboran — menandatangani saat memproses pengembalian. Peminjaman lalu berstatus Selesai.

Tiap tanda tangan berupa QR pada surat peminjaman (PDF) yang bisa dipindai untuk memverifikasi keasliannya. Surat bisa dibuka kapan saja lewat tombol berikon PDF.

Surat memuat nama peminjam, NIM/NIP, mata kuliah, laboratorium, dosen pengampu, waktu praktikum, No. WhatsApp peminjam (diambil dari Profil), daftar alat/bahan beserta kondisinya, dan tabel tanda tangan berurutan.

Batasan & pembatalan pengajuan

• Mahasiswa tidak bisa mengajukan peminjaman baru selagi masih punya pengajuan yang berjalan (sejak diajukan sampai benar-benar Selesai atau Ditolak) — tombol Ajukan Peminjaman berubah jadi keterangan "Ada Pengajuan Berjalan". Menambah alat/bahan ke peminjaman yang sudah di tangan tetap lewat Pinjam Alat/Bahan Tambahan, bukan pengajuan baru.
• Sebelum menandatangani sendiri (status Menunggu TTD Anda), mahasiswa masih bisa membatalkan pengajuannya lewat tombol hapus di Riwayat Peminjaman. Setelah TTD sendiri, pembatalan harus lewat penolakan oleh Kepala Lab.

Pinjam tambahan

• Selama peminjaman berjalan, peminjam bisa menambah alat/bahan lewat tombol Pinjam Alat/Bahan Tambahan — tanpa persetujuan ulang, stok langsung dipotong.
• Item tambahan ikut dikembalikan bersama peminjaman yang sama.
• Bila item tambahannya sama dengan yang sudah dipinjam, jumlahnya ditulis berurutan, mis. 5+3.

7. Pengembalian

Menu Transaksi → Pengembalian. Hanya Admin dan Laboran.

1. Peminjaman siap dikembalikan setelah dosen pengampu menandatangani. Sebelum itu tombol prosesnya belum aktif.
2. Buka form pengembalian, lalu isi per item:

• Item yang sama ditotalkan jadi satu baris walau berasal dari peminjaman awal dan tambahan — cukup isi satu angka, sistem membagi sendiri ke catatan aslinya.
• Setelah diproses, Laboran menandatangani surat untuk menutup peminjaman menjadi Selesai.
• Kolom Kondisi pada surat memakai angka yang sudah ditotalkan, mis. Terpakai 4, Sisa 1.

8. Booking Lab

Peminjaman ruang laboratorium. Diajukan oleh Mahasiswa dan Dosen; disetujui oleh Admin atau Laboran.

1. Klik Booking Lab, pilih mata kuliah dari daftar kurikulum, lalu isi dosen pengampu, laboratorium, tanggal, dan jam.
2. Hanya bisa memesan hari kerja (Senin–Jumat); kalender pemilih tanggal sudah menyembunyikan akhir pekan.
3. Sistem menolak jadwal yang bentrok dengan booking lain di lab dan jam yang beririsan. Seluruh ruang "Lab Sentral" dihitung sebagai satu ruang fisik.
4. Status awal Menunggu. Admin/Laboran menyetujui atau menolak; keputusan dikirim ke peminjam lewat email dan notifikasi.
5. Kepala Lab yang bersangkutan ikut menerima pemberitahuan setiap ada booking di labnya.

Reschedule (ubah jadwal)

• Mahasiswa maupun Dosen dapat mengubah jadwal booking miliknya sendiri: buka booking di kalender, tekan Ajukan Reschedule, lalu isi tanggal serta jam baru beserta alasannya. Mahasiswa lewat Portal Mahasiswa, Dosen lewat Panel Admin.
• Hanya booking milik sendiri yang bisa diubah; booking orang lain tidak menampilkan tombol tersebut.
• Jadwal lama belum berubah. Permintaan dikirim ke Admin dan Laboran untuk disetujui.
• Jadwal baru dicek bentrok saat diajukan dan sekali lagi tepat sebelum disetujui.
• Disetujui → jadwal booking langsung diperbarui dan peminjam diberi tahu. Ditolak → Admin/Laboran mengisi catatan penolakan, jadwal lama tetap berlaku, dan peminjam diberi tahu beserta catatannya.
• Satu booking hanya boleh punya satu permintaan reschedule yang menunggu.

9. Rekap & Laporan

Menu Laporan. Rekap tidak terbuka untuk Dosen.

Rekap Pemakaian Alat & Bahan

• Bahan dihitung dari jumlah terpakai (habis).
• Alat dihitung dua kondisi: Baik (dipinjam lalu kembali utuh) dan Rusak.
• Kolom menyesuaikan pilihan jenis — memilih Bahan tidak memunculkan kolom alat, dan sebaliknya.
• Filter: Per Bulan (tahun + bulan, atau seluruh tahun) atau Rentang Tanggal, ditambah filter Laboratorium.
• Data masuk rekap begitu Laboran memproses pengembalian, tidak menunggu tanda tangan.

Rekap Booking Lab

• Total jam pemakaian tiap laboratorium, diurutkan dari yang terbanyak.
• Filter Per Bulan atau Rentang Tanggal, sama seperti rekap pemakaian.
• Hanya booking berstatus Disetujui yang dihitung.

10. Riwayat & Pemantauan

• Sedang Dipinjam: alat/bahan yang sedang di tangan peminjam, yaitu yang sudah disetujui Kepala Lab — termasuk yang masih menunggu tanda tangan dosen pengampu.
• Riwayat Peminjaman: seluruh transaksi beserta statusnya, bisa dicari dan diexport ke Excel.
• Riwayat Booking: catatan seluruh booking lab.
• Item yang sama dalam satu peminjaman ditampilkan tergabung, mis. Alkohol Swab ×5+3.

11. Tabel Hak Akses

Ringkasan kewenangan tiap role.

Kepala Lab hanya berwenang atas laboratorium yang namanya tercatat pada menu Data Lab.

12. Standar Operasional Prosedur (SOP)